Wirtualne biuro to znakomite miejsce dla freelancerów i osób pracujących zdalnie. Każdy, kto chce założyć nową firmę, musi posiadać swoją siedzibę i mieć adres, pod którym zostanie ona zarejestrowana. Wiele jednoosobowych działalności gospodarczych posiada wpisany adres mieszkania, ale należy pamiętać, że takie rozwiązanie nie zawsze jest możliwe, a w dodatku, z wizerunkowych względów niezbyt opłacalne. Na szczęście z pomocą przychodzą wirtualne biura, które ułatwią nam start i funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Wirtualne biuro to idealne rozwiązanie dla tych, których nie stać na wynajem normalnego lokalu, a nie chcą rejestrować firmy w mieszkaniu. Patrząc na to, jak rozwija się obecny rynek pracy, stały lokal nie jest potrzebny każdemu, więc wynajęcie zwykłego biura byłoby tylko stratą pieniędzy. Dużym atutem takich miejsc jest to, że bardzo często będziemy mogli wykupić w nich także dodatkowe usługi jak np. zewnętrzne prowadzenie księgowości, wsparcie przy założeniu firmy lub też pełną administrację. Wirtualne biura stają się coraz bardziej popularne i duża część jednoosobowych działalności gospodarczych jest zarejestrowana właśnie pod takim adresem.
Jak działa wirtualne biuro?
Wirtualne biuro oferuje nam adres do rejestracji naszej firmy, a także do obsługi korespondencji. Całość poczty jest wtedy kierowana pod adres, w którym pracownicy firmy wynajmującej nam biuro odbierają nasze listy i informują nas o ich nadejściu. Warto zadbać o to, by w regulaminie znajdowały się zapiski o tym, że informacja o listach musi trafić do nas w tym samym dniu, w którym została odebrana. Jest to niezwykle ważne, gdyż pisma urzędowe rzadko kiedy posiadają długie terminy na odpowiedź.
Zazwyczaj istnieje także opcja, by wszystkie nasze listy były skanowane i wysyłane do nas w mailu. Pozwala to zaoszczędzić sporo czasu, zwłaszcza gdy mieszkamy daleko lub też pracujemy zdalnie z drugiego końca kraju.
Wirtualne biura zazwyczaj dysponują także przestrzenią biurową, w której możemy wynająć salę lub pokój. Pozwoli nam to spotkać się z klientami w miejscu wyglądającym profesjonalnie, co bezpośrednio przełoży się na nasz odbiór przez klienta. Nie da się bowiem ukryć, że przyjmowanie ważnych klientów w domu nie jest zbyt dobrym rozwiązaniem.
Wyobraźmy sobie takie dwie sytuacje. Pierwsza z nich to przyjmowanie klienta w domu, w którym jest dziecko i zwierzę, więc może panować nieporządek. Za ścianą sąsiad korzysta z wiertarki, a zza otwartych drzwi łazienkowych widać brudne ubrania. To zdecydowanie nie robi dobrego wrażenia. Druga sytuacja to spotkanie w wirtualnym biurze, w którym recepcjonistka wita gości i podaje im kawę. Następnie dochodzi do spotkania w klimatyzowanym, przestronnym pokoju.
Co jest ważne przy wyborze wirtualnego biura?
Najważniejsze jest pierwsze wrażenie. Wynajmując biuro, należy zadbać o to, by jego lokalizacja znajdowała się w dobrze skomunikowanym miejscu, gdzie bez problemu można dojechać za pomocą różnych środków transportu. Od lokalizacji zależeć będzie także to, pod jaki Urząd Skarbowy podlegamy.
Drugą istotną rzeczą jest sam wygląd budynku. Nie trzeba chyba mówić, że nowoczesny, przeszklony biurowiec to coś, co pozostawia niesamowite wrażenie na klientach.
Wykupując usługi wirtualnego biura, musimy pamiętać o tym, że będziemy korzystać z niego przez bardzo długi czas. Zmiana adresu firmy generuje koszty, dlatego raczej nie będziemy tego zbyt często robić. Warto więc zdecydować się na biuro z doświadczeniem, które działa na rynku już od paru lat. Nowe firmy dość często upadają i ich klienci pozostają na lodzie, dlatego lepiej nie kusić losu. Koniecznie trzeba się także upewnić o osoby, które pracują w takich miejscach.
Ze względu na to, że będą one obsługiwać naszą pocztę, muszą być rzetelne i wywiązywać się ze zobowiązań na czas. Już samo niepunktualne informowanie o przesyłkach może narobić nam problemów. Wybór dużego biura ma także tę zaletę, że prawdopodobnie pracuje w nim więcej osób i w razie chorób lub urlopów nie powinno być żadnych problemów.
Więcej informacji
Szukasz odpowiedniego adresu dla swojej firmy? Sprawdź wirtualne biuro Warszawa - adres w samym centrum!
