Przygotuj firmę do KSeF - co radzi Urząd Skarrowy w Olkuszu

W sali urzędu, w telefonicznych konsultacjach i na webinarach atmosfera jest jedna - trzeba działać wcześniej. Z Olkusza płyną proste, konkretne wskazówki dla przedsiębiorców i księgowych, które mają ułatwić przejście na nowy system fakturowania. Informacje o szkoleniach i wsparciu mają pomóc uporządkować obieg dokumentów zanim KSeF zacznie działać na pełnych obrotach.

• Jak Urząd Skarbowy w Olkuszu widzi przygotowania przedsiębiorstw
• Co oznacza KSeF i jakie konkretne terminy trzeba znać
• Gdzie szukać wsparcia i co zrobić od zaraz

Jak Urząd Skarbowy w Olkuszu widzi przygotowania przedsiębiorstw

Urzędnicy z US Olkusz podkreślają, że wejście w nowy sposób wymiany faktur wymaga analizy wewnętrznych procesów i współpracy z dostawcami oprogramowania. Najważniejsze zalecenia są krótkie i praktyczne - sprawdzić, jak dziś firma przyjmuje i wysyła faktury, upewnić się, że system księgowy obsłuży nowy format oraz przygotować uprawnienia dla osób, które będą korzystały z Systemu. Jeśli firma nie posiada pieczęci kwalifikowanej, powinna złożyć zgłoszenie ZAW-FA do właściwego urzędu skarbowego.

Co oznacza KSeF i jakie konkretne terminy trzeba znać

Wprowadzenie KSeF ma ujednolicić wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur. Kluczowa data to 1 lutego 2026 - od tego dnia system zacznie obowiązywać i warto być gotowym na obsługę faktur przez KSeF. Aby ułatwić przygotowania, zaplanowano cykl szkoleń „Środy z KSeF - KSeF w pigułce” odbywających się w okresie od 7 stycznia do 11 lutego 2026. Terminy szkoleń on-line prowadzone przez Izbę Administracji Skarbowej w Krakowie to:

• 10.00-12.00 oraz 14:00-16:00 (sesje on-line),
• 10:00 – 12:00 (szkolenia stacjonarne w urzędach skarbowych).

Organizatorzy informują, że linki do sesji on-line będą dostępne na stronach izby i Ministerstwa Finansów. W razie wątpliwości działa też infolinia Krajowej Administracji Skarbowej:

• 22 330 03 30 (z telefonów komórkowych),
• 801 055 055 (z telefonów stacjonarnych),
• +48 22 330 03 30 (z zagranicy).

Pytania można też kierować poprzez formularz dostępny na stronie KSeF lub mailowo na [email protected].

Gdzie szukać wsparcia i co zrobić od zaraz

Materiały szkoleniowe, filmy instruktażowe i baza pytań są udostępniane przez Krajową Administrację Skarbową oraz Ministerstwo Finansów. Praktyczne kroki do wykonania już teraz:

• przejrzeć i opisać obecny obieg faktur w firmie,
• skontaktować się z dostawcą systemu księgowego i potwierdzić aktualizacje do obsługi KSeF,
• wybrać metody logowania do systemu i przypisać uprawnienia konkretnym pracownikom,
• sprawdzić, czy potrzebna jest pieczęć kwalifikowana i w razie potrzeby wysłać ZAW-FA.

Dodatkowo warto zaplanować testowe przejścia przez nowe procedury, aby zidentyfikować potencjalne wąskie gardła w obiegu dokumentów.

Perspektywa praktyczna - czego oczekiwać i jak to odczuje firma

Przejście na KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale też organizacyjna. Dla małych i średnich firm to szansa na szybszy przepływ dokumentów i mniejszą liczbę korekt, ale wymaga przeznaczenia czasu na szkolenie zespołu i aktualizację oprogramowania. Z punktu widzenia księgowości warto ustalić jedną osobę odpowiedzialną za kontakt z systemem, zrobić próbne logowania i wyznaczyć procedury awaryjne na wypadek problemów z dostępem. Uczestnictwo w zapowiedzianych szkoleniach oraz korzystanie z infolinii i materiałów izby pozwoli zminimalizować ryzyko błędów po uruchomieniu systemu.

na podstawie: Gmina Klucze.