Jak Urząd informuje o prawach do danych osobowych - co warto wiedzieć

W miejskim komunikacie Urzędu Miasta i Gminy w Olkuszu opisano zasady przetwarzania danych osobowych, wskazano administratora oraz drogę kontaktu z Inspektorem Ochrony Danych. Informacja ma charakter praktyczny - wyjaśnia, kto może otrzymać dane, na jakich podstawach są przetwarzane i jakie przysługują uprawnienia. Dla mieszkańca to sygnał, gdzie zgłosić wątpliwości i jak skutecznie dochodzić swoich praw.

• Kto odpowiada za dane i na jakich zasadach Urząd je przetwarza
• Jakie prawa mają osoby, których dane dotyczą
• Kto może otrzymać dane i jak długo będą przechowywane

Kto odpowiada za dane i na jakich zasadach Urząd je przetwarza

Za przetwarzanie danych osobowych w dokumentacji urzędu odpowiedzialny jest Burmistrz Miasta i Gminy Olkusz z siedzibą pod adresem Rynek 1, 32-300 Olkusz. Podstawą formalną odniesienia w komunikacie jest Rozporządzenie (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. - RODO. W praktyce urząd wskazuje trzy główne cele przetwarzania:

• realizacja obowiązków prawnych ciążących na administratorze,
• wykonanie umów, których stroną jest administrator,
• przetwarzanie na podstawie wyrażonej zgody w zakresie określonym przez tę zgodę.

Osobą wyznaczoną do kontaktu w sprawach ochrony danych jest Inspektor Ochrony Danych. Dane kontaktowe:

• telefon: (32) 6260100 (wewn. 209)
• e‑mail: [email protected]

Jakie prawa mają osoby, których dane dotyczą

Urząd wylicza standardowy katalog uprawnień przewidzianych przez RODO. Do najważniejszych należą:

• prawo dostępu do danych, w tym uzyskania ich kopii,
• prawo do sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
• prawo do usunięcia danych (tzw. prawo do bycia zapomnianym) w określonych sytuacjach,
• prawo do ograniczenia przetwarzania w szczególnych przypadkach,
• prawo do przenoszenia danych tam, gdzie przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub zgody i w sposób zautomatyzowany,
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych w określonych okolicznościach.

Dokument opisuje także warunki cofnięcia zgody na przetwarzanie danych oraz zakres jej skutków: cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.

Kto może otrzymać dane i jak długo będą przechowywane

Urząd informuje, że odbiorcami danych mogą być organy władzy publicznej oraz podmioty realizujące zadania publiczne lub działające na zlecenie gminy w zakresie wynikającym z powszechnie obowiązującego prawa. Dane mogą być przekazywane także innym podmiotom na podstawie umów powierzenia przetwarzania. Okres przechowywania danych określany jest jako niezbędny do realizacji celów przetwarzania, a następnie – jeżeli wymagają tego przepisy prawa – przez dodatkowy okres przewidziany przepisami.

Urząd zaznacza, że przetwarzanie może odbywać się w sposób zautomatyzowany, ale nie obejmuje profilowania.

W przypadku podejrzeń o niezgodne z prawem przetwarzanie przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dla praktycznego zastosowania — jak załatwić sprawę i czego oczekiwać

• Przy zgłoszeniu wniosku o dostęp lub sprostowanie warto precyzyjnie wskazać, jakich danych i za jaki okres dotyczy wniosek oraz dołączyć dokument potwierdzający tożsamość osoby wnioskującej.
• Wnioski można kierować do Inspektora Ochrony Danych: [email protected] lub telefonicznie pod numer (32) 6260100 (wewn. 209); formalne pisma można też wysłać na adres administratora Rynek 1, 32-300 Olkusz.
• Jeśli urząd bazuje na zgodzie jako podstawie przetwarzania, każda osoba ma prawo tę zgodę wycofać — wycofanie nie unieważnia działań podjętych przed jego dokonaniem.
• Gdy wyczerpią się lokalne ścieżki wyjaśniania sprawy, przysługuje skarga do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Tekst opiera się na oficjalnej informacji udostępnionej przez Urząd Miasta i Gminy w Olkuszu i ma na celu uporządkowanie praktycznych informacji dla osób, które chcą skorzystać ze swoich praw związanych z danymi osobowymi.

na podstawie: UM Olkusz.